Wie es heute läuft
- Alte Offerte suchen, die halbwegs passt — 10 Min
- Copy-Paste, Namen und Positionen anpassen, dabei eine Stelle übersehen — 45 Min
- Beschreibungstexte neu formulieren, weil der Kunde anders ist — 25 Min
- Nochmal lesen, weil du weisst, dass du etwas übersehen hast — 10 Min
Wie es danach läuft
- Eckdaten eingeben: Kunde, Leistung, Umfang, Termin — 3 Min
- Entwurf entsteht in deinem Aufbau, mit deinen Textbausteinen — 1 Min
- Prüfen, zwei Sätze schärfen, freigeben — 15 Min
Was wir konkret bauen
1. Deine Offerten auswerten
Wir nehmen fünf bis zehn deiner besten Offerten aus den letzten zwei Jahren. Nicht als Vorlage, sondern als Material: Wie baust du auf? Wo stehen deine Preise? Welche Formulierungen tauchen immer wieder auf? Welche Sätze verwendest du, wenn du einen Rabatt begründest? Das ist dein Stil, und den bringen wir dem Modell bei.
2. Den Offerten-Assistenten bauen
Aus dieser Auswertung entsteht ein fester Prompt mit deinen Strukturen, Textbausteinen und Preislogiken — plus die Fragen, die er dir stellt, bevor er schreibt. Kein Chat, in dem du jedes Mal neu erklärst, wer du bist. Ein Werkzeug, das dich kennt.
3. In deinen Ablauf einhängen
Der Assistent liegt dort, wo du ohnehin arbeitest — nicht in einem weiteren Tab, den du vergisst. Je nach Setup: als gespeicherter Assistent, als Vorlage in deinem Dokumentensystem, oder direkt angebunden an deine Kundendaten.
4. Zwei Wochen mitlaufen
Die ersten fünf Offerten machst du mit mir zusammen. Danach schärfen wir nach, was noch nicht sitzt. Ein Werkzeug, das nach der Session in der Schublade landet, hat nichts gebracht.
Werkzeuge — und wo es nicht hilft
Meist Claude oder ChatGPT als Sprachmodell. Welches von beiden, entscheidet sich an deinem Textstil, nicht an einer Vorliebe. Für die Anbindung an bestehende Daten kommt je nach Ausgangslage eine Automatisierung dazu.
Wo es nicht hilft: Bei Offerten, die jedes Mal eine echte technische Kalkulation brauchen, spart KI wenig — die Rechenarbeit bleibt. Der Gewinn liegt dann beim Begleittext, nicht beim Kern. Das sage ich lieber vorher als nachher.
Bevor Kundendaten in ein Modell gehen
Offerten enthalten Kundennamen, Preise und teils vertrauliche Angaben. Welche davon in welches Werkzeug dürfen, klärt das revidierte Datenschutzgesetz — und die Antwort ist selten „alle". In der Praxis lässt sich das sauber lösen: Vorlagen anonymisieren, Kundendaten erst im letzten Schritt einsetzen, oder ein Modell wählen, das die Daten nicht zum Training verwendet.
→ Wie wir Datenschutz und KI zusammenbringen
Was das an Zeit bedeutet
Wer zehn Offerten im Monat schreibt und pro Offerte 70 Minuten gewinnt, gewinnt knapp zwölf Stunden im Monat zurück. Bei einem internen Stundenwert von CHF 120 sind das rund CHF 1'400 monatlich — gerechnet nur auf die Zeit, nicht auf die Offerten, die man abends nicht mehr geschrieben hat und die deshalb nie rausgingen.
Häufige Fragen
Klingt eine KI-Offerte nicht generisch?
Wenn man sie generisch anlegt, ja. Der ganze Aufwand in Schritt 1 dient genau dem Gegenteil: Das Modell arbeitet mit deinen Sätzen aus deinen bisherigen Offerten. Kunden bemerken den Unterschied in der Regel nicht — was daran liegt, dass es dein Text ist, nur schneller zusammengesetzt.
Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?
Pauschal nein, differenziert oft ja. Es kommt darauf an, welche Daten, welches Abo und welche Einstellungen. Geschäftskunden-Tarife der grossen Anbieter verwenden Eingaben standardmässig nicht zum Training — Privattarife teilweise schon. Das prüfen wir für deinen konkreten Fall, bevor die erste echte Offerte durchläuft.
Wie lange dauert der Aufbau?
Für einen funktionierenden Offerten-Assistenten reichen üblicherweise zwei bis drei Sessions à 60 Minuten, verteilt über zwei Wochen. Die Zeit dazwischen brauchst du, um ihn im Alltag zu testen — daraus entsteht die eigentliche Schärfung.
Brauche ich dafür technisches Vorwissen?
Nein. Wenn du heute eine Offerte in Word oder deinem CRM schreibst, reicht das. Ich baue das Werkzeug, du lernst es zu bedienen — nicht zu programmieren.
Bring deine letzten fünf Offerten mit
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir sie gemeinsam an und du siehst in zwanzig Minuten, wie viel davon automatisierbar ist. Kein Verkaufsgespräch.