Wie es heute läuft
- Jemand schreibt mit und kann deshalb nicht mitdenken
- Das Protokoll kommt drei Tage später, wenn die Hälfte schon egal ist
- Aufgaben stehen als „man müsste mal" im Text, ohne Namen und ohne Datum
- Im nächsten Meeting diskutiert man dieselbe Frage nochmal
Wie es danach läuft
- Aufnahme läuft mit, alle im Raum können zuhören statt tippen
- Innerhalb von Minuten: Entscheidungen, offene Punkte, Aufgaben mit Namen und Frist
- Das Protokoll geht raus, solange das Gespräch noch frisch ist
Was wir konkret bauen
1. Klären, was in deinem Protokoll stehen muss
Ein Verwaltungsratsprotokoll, ein Kunden-Jour-Fixe und ein Teammeeting brauchen völlig unterschiedliche Dinge. Wir legen die Struktur fest, bevor irgendein Werkzeug ins Spiel kommt — inklusive der Frage, was aus rechtlichen Gründen drinstehen muss und was besser nicht.
2. Aufnahme und Transkription einrichten
Für Online-Meetings ist das meist bereits in deinem bestehenden Werkzeug vorhanden und muss nur richtig eingestellt werden. Für Präsenztermine kommt eine separate Lösung dazu. Bei mehrsprachigen Sitzungen — im Baselbiet keine Seltenheit — braucht das etwas mehr Sorgfalt bei der Modellwahl.
3. Die Auswertung schärfen
Hier liegt die eigentliche Arbeit. Das Modell lernt an deinen bisherigen Protokollen, wie du zwischen „diskutiert", „entschieden" und „vertagt" unterscheidest, und wie eine Aufgabe bei euch formuliert wird. Aus einer Zusammenfassung wird ein Arbeitsdokument.
4. Anschluss an das, was danach passiert
Ein Protokoll, das niemand weiterverarbeitet, ist ein Archiv. Je nach Setup gehen die Aufgaben direkt in eure Aufgabenverwaltung oder als strukturierte Liste an die Verantwortlichen.
Werkzeuge — und wo es nicht hilft
Bei Teams oder Google Meet reicht meist die eingebaute Aufzeichnung plus eine nachgelagerte Auswertung. Wo höhere Anforderungen an die Datenhaltung bestehen, gibt es Transkriptionswege, bei denen die Aufnahme das Unternehmen nicht verlässt — das ist aufwendiger, aber machbar.
Wo es nicht hilft: Bei Gesprächen mit vielen Zwischenrufen, starkem Dialekt und drei parallelen Fäden. Da hilft kein Modell, sondern eine bessere Gesprächsführung. Ehrlicherweise ist das oft die eigentliche Baustelle.
Aufnehmen ist nicht einfach erlaubt
Eine Meeting-Aufnahme ist eine Bearbeitung von Personendaten, und bei Kundenterminen kommen Geschäftsgeheimnisse dazu. Das revidierte Datenschutzgesetz verlangt Transparenz gegenüber allen Beteiligten — praktisch heisst das: Ankündigung, dokumentierte Zustimmung, klare Aufbewahrungsfristen. Das ist kein Hindernis, aber es muss vor dem ersten Termin geregelt sein, nicht danach.
→ Wie wir Datenschutz und KI zusammenbringen
Was das an Zeit bedeutet
Wer wöchentlich vier Sitzungen protokolliert und pro Protokoll 35 Minuten Nacharbeit hat, gewinnt gut zwei Stunden pro Woche. Der Nebeneffekt wiegt oft schwerer: Wenn niemand mehr mitschreiben muss, sitzt eine Person mehr im Gespräch statt daneben.
Häufige Fragen
Muss ich allen Teilnehmern sagen, dass aufgezeichnet wird?
Ja. Das ist keine Auslegungsfrage — Transparenz über die Bearbeitung von Personendaten ist im revDSG vorgesehen. In der Praxis reicht ein Satz zu Beginn und ein Hinweis in der Einladung. Wer es verschweigt, hat später ein grösseres Problem, als die gesparte Zeit wert war.
Wie gut funktioniert das mit Schweizerdeutsch?
Besser als vor zwei Jahren, aber nicht perfekt. Die aktuellen Modelle kommen mit Standarddeutsch mit schweizerischer Färbung gut zurecht, mit ausgeprägtem Dialekt unterschiedlich. Wir testen das an einer echten Aufnahme von dir, bevor du dich auf etwas verlässt.
Erkennt das System, wer was gesagt hat?
In der Regel ja, wenn die Aufnahmequalität stimmt und jede Person ein eigenes Mikrofon hat — bei Online-Meetings also meist. Bei einer Raumaufnahme mit sechs Personen an einem Tisch wird die Zuordnung unzuverlässig, und dann sollte man sich nicht darauf stützen.
Kann ich das auch für Kundengespräche nutzen?
Ja, und dort ist der Nutzen oft am grössten. Es braucht aber die Einwilligung des Kunden und eine klare Regelung, wie lange die Aufnahme aufbewahrt wird. Das ist Teil dessen, was wir vorher festlegen.
Schick mir eine Aufnahme von einem echten Meeting
Im kostenlosen Erstgespräch siehst du an deinem eigenen Material, was herauskommt — statt an einem Demo-Beispiel, das immer funktioniert.